《訪談在財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)中的應(yīng)用》福建省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)專家提示第24號(hào)

福建省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)專家提示第24號(hào)







訪談在財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)中的應(yīng)用

本專家提示由福建省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)起草，不能替代中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則及其應(yīng)用指南的相關(guān)要求，僅供注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過(guò)程中參考。由于被審計(jì)單位的情況千差萬(wàn)別，專家提示亦并非對(duì)所有可能出現(xiàn)問(wèn)題的全面描述，其結(jié)論亦可能會(huì)因不同情況而有所改變，注冊(cè)會(huì)計(jì)師在使用時(shí)應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用職業(yè)判斷。

在財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)中，為獲取審計(jì)證據(jù)而實(shí)施的審計(jì)程序包括詢問(wèn)、檢查、觀察、函證、重新計(jì)算、重新執(zhí)行和分析程序等。詢問(wèn)是指注冊(cè)會(huì)計(jì)師以書(shū)面或口頭方式，向被審計(jì)單位內(nèi)部或外部的知情人員獲取財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息，并對(duì)答復(fù)進(jìn)行評(píng)價(jià)的過(guò)程。

訪談是詢問(wèn)的重要方式，通常是以較正式的口頭方式進(jìn)行，廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)的整個(gè)過(guò)程中，其需要關(guān)注的重大事項(xiàng)可能涉及以下幾個(gè)方面。

一、訪談在財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)中的主要應(yīng)用情形

(一)初步業(yè)務(wù)活動(dòng)

訪談程序在初步業(yè)務(wù)活動(dòng)中主要運(yùn)用于與被審計(jì)單位就審計(jì)的目的、雙方責(zé)任、時(shí)間安排等進(jìn)行的溝通，對(duì)被審計(jì)單位基本情況的了解及與前任注冊(cè)會(huì)計(jì)師進(jìn)行的溝通。

(二)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估階段

在了解被審計(jì)單位及其環(huán)境、了解和評(píng)價(jià)被審計(jì)單位整體層面以及業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制過(guò)程中，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要對(duì)被審計(jì)單位的治理層、管理層、適當(dāng)?shù)膬?nèi)部審計(jì)人員(如有)和內(nèi)部其他人員進(jìn)行訪談。需要特別注意的是業(yè)務(wù)層面的各個(gè)流程可能會(huì)涉及被審計(jì)單位的多個(gè)部門(mén)，訪談人員應(yīng)當(dāng)考慮被訪談對(duì)象的適當(dāng)性。

(三)進(jìn)一步審計(jì)程序

訪談程序作為其他審計(jì)程序的補(bǔ)充，廣泛應(yīng)用于進(jìn)一步審計(jì)程序中。

(四)其他事項(xiàng)

1.訴訟和索賠事項(xiàng)

為識(shí)別涉及被審計(jì)單位的可能導(dǎo)致重大錯(cuò)報(bào)風(fēng)險(xiǎn)的訴訟和索賠事項(xiàng)，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要對(duì)被審計(jì)單位的管理層和內(nèi)部其他人員，包括對(duì)被審計(jì)單位內(nèi)部法律顧問(wèn)進(jìn)行訪談。

2.關(guān)聯(lián)方關(guān)系及其交易

為了解關(guān)聯(lián)方關(guān)系及其交易，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要對(duì)被審計(jì)單位的管理層進(jìn)行訪談。訪談的主要內(nèi)容包括關(guān)聯(lián)方的名稱和特征、被審計(jì)單位和關(guān)聯(lián)方之間關(guān)系的性質(zhì)及被審計(jì)單位在本期是否與關(guān)聯(lián)方發(fā)生交易，如發(fā)生，應(yīng)了解交易的類型、定價(jià)策略和目的。

3.持續(xù)經(jīng)營(yíng)能力

為了識(shí)別可能導(dǎo)致對(duì)被審計(jì)單位持續(xù)經(jīng)營(yíng)能力產(chǎn)生重大疑慮的事項(xiàng)或情況，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要對(duì)被審計(jì)單位的管理層進(jìn)行訪談。

4.期后事項(xiàng)(財(cái)務(wù)報(bào)表日至審計(jì)報(bào)告日之間發(fā)生的事項(xiàng))

為了確保所有在財(cái)務(wù)報(bào)表日至審計(jì)報(bào)告日之間發(fā)生的、需要在財(cái)務(wù)報(bào)表中調(diào)整或披露的事項(xiàng)均已得到識(shí)別，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要對(duì)被審計(jì)單位的管理層和治理層(如適用)進(jìn)行訪談。

(五)集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)的特殊考慮

在集團(tuán)審計(jì)中，注冊(cè)會(huì)計(jì)師需要對(duì)組成部分財(cái)務(wù)信息實(shí)施審閱程序。注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要通過(guò)訪談程序，獲取充分、適當(dāng)?shù)淖C據(jù)，作為得出審閱結(jié)論的基礎(chǔ)。

二、訪談前準(zhǔn)備工作的注意事項(xiàng)

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在訪談中需要以較短的時(shí)間全面獲取需要了解的被審計(jì)單位相關(guān)信息，這要求訪談前做好充分的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作的注意事項(xiàng)主要有以下幾個(gè)方面：

(一)明確訪談目的

訪談作為詢問(wèn)程序的重要形式，需要在執(zhí)行之前明確通過(guò)訪談要達(dá)到的目標(biāo)或解決的問(wèn)題。

(二)選定并了解被訪談對(duì)象

被訪談對(duì)象是訪談信息的來(lái)源，因此注冊(cè)會(huì)計(jì)師需要根據(jù)訪談目的選定被訪談對(duì)象。例如注冊(cè)會(huì)計(jì)師想了解經(jīng)營(yíng)管理、重大方針計(jì)劃的制定或決策，就需要對(duì)一定級(jí)別以上的人員進(jìn)行訪談，如管理層、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等;如果注冊(cè)會(huì)計(jì)師想了解具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行或操作等內(nèi)容，那么對(duì)具體的經(jīng)辦人員進(jìn)行訪談可能更為恰當(dāng)。此外，對(duì)于審計(jì)過(guò)程中需要訪談的重大事項(xiàng)，為了獲取審計(jì)線索或?qū)徲?jì)證據(jù)，可以對(duì)不同部門(mén)人員、不同層級(jí)人員針對(duì)同一事項(xiàng)進(jìn)行訪談。

選定被訪談對(duì)象后，注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能需要從被審計(jì)單位的人力資源部門(mén)或其他同事等途徑了解被訪談對(duì)象教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷或工作業(yè)績(jī)等信息，這有利于在訪談時(shí)建立融洽的關(guān)系，使接下來(lái)的訪談更有效率。

(三)約定訪談的時(shí)間和地點(diǎn)

訪談是基于雙方自愿的基礎(chǔ)上進(jìn)行的面對(duì)面交談，因此訪談的時(shí)間和地點(diǎn)是需要與被訪談對(duì)象協(xié)商后確定的。一般來(lái)說(shuō)，在私密性強(qiáng)、不受干擾且比較熟悉的的訪談環(huán)境中，被訪談對(duì)象更愿意與訪談人員討論秘密或敏感的話題。因此，被審計(jì)單位的會(huì)議室或辦公室可能是合適的地點(diǎn)。

(四)確定訪談人員

在確認(rèn)訪談人員時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)安排兩名審計(jì)人員參加，其中一人作為主要提問(wèn)題的人，另一名審計(jì)人員則負(fù)責(zé)對(duì)訪談內(nèi)容進(jìn)行記錄，并在必要時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充提問(wèn)。但在進(jìn)行非重要事項(xiàng)的訪談時(shí)，僅安排一名審計(jì)人員進(jìn)行訪談也是恰當(dāng)?shù)?。此外，需要注意的是，訪談人員的人數(shù)并非越多越好，較多的訪談人員會(huì)導(dǎo)致被訪談對(duì)象的緊張與不安，影響訪談效果。

(五)擬定訪談提綱

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在擬定訪談提綱時(shí)，應(yīng)當(dāng)圍繞訪談目的，并根據(jù)被訪談對(duì)象、審計(jì)項(xiàng)目情況、涉及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等方面進(jìn)行準(zhǔn)備。為此可能需要獲取被審計(jì)單位的內(nèi)部控制制度、業(yè)務(wù)流程圖、重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要等資料，以充分了解被審計(jì)單位的經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)，以確認(rèn)訪談的方向和重點(diǎn)，提高訪談的效率和效果。

訪談提綱的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，不帶有個(gè)人感情色彩，并提前發(fā)送給被審計(jì)單位和被訪談對(duì)象進(jìn)行準(zhǔn)備。

此外，需要特別關(guān)注的是，在對(duì)信息化程度較高的被審計(jì)單位進(jìn)行訪談時(shí)應(yīng)結(jié)合信息系統(tǒng)的運(yùn)行邏輯設(shè)計(jì)訪談提綱，以使訪談取得更好的效果。

三、訪談過(guò)程中的注意事項(xiàng)

訪談是一種訪談人員與被訪談對(duì)象進(jìn)行面對(duì)面的交談，以了解有關(guān)情況、收集審計(jì)證據(jù)的審計(jì)程序。訪談過(guò)程中營(yíng)造的訪談氛圍、運(yùn)用的訪談方法和訪談技巧對(duì)訪談目的實(shí)現(xiàn)有著重大的影響。訪談過(guò)程中的注意事項(xiàng)主要有以下幾個(gè)方面：

(一)訪談氛圍

緊張或者不安的被訪談對(duì)象可能會(huì)對(duì)訪談內(nèi)容有所保留。因此，訪談人員在訪談時(shí)要營(yíng)造一種輕松融洽的氛圍，并嘗試建立信任關(guān)系，使被訪談對(duì)象愿意分享更多的信息。

訪談人員在營(yíng)造輕松融洽的訪談氛圍時(shí)，除了按照商務(wù)禮儀給予被訪談對(duì)象尊重之外，還需要在正式訪談前與被訪談對(duì)象就其感興趣的內(nèi)容進(jìn)行交流。此外，訪談人員在安排訪談雙方座位時(shí)應(yīng)當(dāng)避免給被訪談對(duì)象造成審訊、質(zhì)詢等對(duì)立的心理感受，如安排訪談人員與被訪談對(duì)象在長(zhǎng)會(huì)議桌的兩邊分別落座。

(二)訪談方法和技巧

訪談人員在運(yùn)用訪談方法和訪談技巧向被訪談對(duì)象訪談以獲取有效的信息時(shí)，需要注意的事項(xiàng)主要有以下幾個(gè)方面：

1.提問(wèn)

提問(wèn)是訪談過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，訪談人員需要注意的事項(xiàng)主要包括：提問(wèn)的方式盡量使用開(kāi)放式的問(wèn)題進(jìn)行，并可以對(duì)被訪談對(duì)象的反饋進(jìn)行跟進(jìn)提問(wèn)，避免因采用封閉式問(wèn)題提問(wèn)，難以獲得足夠的訪談信息;訪談的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂，不應(yīng)按照訪談提綱生搬硬套;訪談的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)先易后難，層層遞進(jìn)，具有邏輯性，不應(yīng)漫無(wú)邊際地提問(wèn)。

2.傾聽(tīng)

傾聽(tīng)是訪談過(guò)程中獲取信息的主要方式，訪談人員需要注意的事項(xiàng)主要包括：傾聽(tīng)的過(guò)程中用肢體語(yǔ)言或眼神向被訪談對(duì)象傳遞積極的信息，鼓勵(lì)其提供有價(jià)值的信息，如保持適當(dāng)?shù)难凵窠涣?、保持適當(dāng)?shù)陌察o、身體前傾做坦誠(chéng)狀等;傾聽(tīng)的過(guò)程中不輕易打斷被訪談對(duì)象的談話，確保其提供完整的信息;關(guān)注被訪談對(duì)象所傳達(dá)的與問(wèn)題無(wú)關(guān)的信息，該信息可能比訪談人員所尋找的信息更重要。

3.記錄

訪談人員在訪談過(guò)程中可能無(wú)法完整記錄訪談的內(nèi)容，這時(shí)可以采用記關(guān)鍵字的形式，并對(duì)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記，以便訪談結(jié)束后進(jìn)行整理。訪談的記錄可以采用電子文檔或紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行，必要時(shí)可以對(duì)訪談過(guò)程進(jìn)行錄音。但是，對(duì)訪談過(guò)程的錄音可能會(huì)造成被訪談對(duì)象未能提供完整的信息。如涉及錄音，訪談人員應(yīng)向被訪談對(duì)象說(shuō)明會(huì)有錄音安排及其用途，并取得對(duì)方同意，避免因被訪談對(duì)象不同意訪談人的錄音安排影響整個(gè)訪談工作。

4.控制過(guò)程

訪談過(guò)程控制的原則是訪談內(nèi)容要始終圍繞訪談目的進(jìn)行，對(duì)無(wú)關(guān)話題及時(shí)結(jié)束或轉(zhuǎn)移。此外，訪談人員應(yīng)當(dāng)為訪談設(shè)定時(shí)間限制，并在信息量較大時(shí)注意時(shí)間效率。

5.信息確認(rèn)

在訪談即將結(jié)束時(shí)，訪談人員應(yīng)當(dāng)和被訪談對(duì)象確認(rèn)訪談的主要內(nèi)容，以保證訪談內(nèi)容的記錄不存在對(duì)被訪談對(duì)象提供信息的重大誤解或遺漏。

6.結(jié)束

訪談結(jié)束時(shí)，訪談人應(yīng)當(dāng)向被訪談對(duì)象表示感謝并獲取其聯(lián)系方式，以便在訪談后需要進(jìn)一步獲取信息或重要資料時(shí)可以及時(shí)溝通。

四、訪談結(jié)束后的注意事項(xiàng)

訪談結(jié)束后，訪談人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)訪談過(guò)程進(jìn)行回顧，確保訪談信息的完整準(zhǔn)確，并梳理和跟進(jìn)訪談中獲取的重要信息和線索，該環(huán)節(jié)需要注意事項(xiàng)可能涉及以下幾個(gè)方面。

(一)整理訪談?dòng)涗?br />
訪談結(jié)束后，訪談人員應(yīng)當(dāng)立即整理訪談?dòng)涗洸⒄?qǐng)被訪談對(duì)象逐頁(yè)簽字確認(rèn)，避免因?yàn)闀r(shí)間較長(zhǎng)無(wú)法還原完整的訪談內(nèi)容。

(二)獲取訪談中所提及的重要資料

訪談過(guò)程中，被訪談對(duì)象可能提及或引用了某些重要資料，訪談人員應(yīng)當(dāng)在訪談結(jié)束后獲取該項(xiàng)重要資料進(jìn)行核實(shí)。

(三)分析訪談內(nèi)容

訪談人員應(yīng)當(dāng)對(duì)訪談內(nèi)容進(jìn)行分析，對(duì)于訪談中獲取的以前尚未知悉的信息或佐證證據(jù)以及與已獲取的其他信息存在重大差異的信息需要進(jìn)一步核實(shí)。在某些情況下，訪談的結(jié)果可能為注冊(cè)會(huì)計(jì)師修改審計(jì)程序或?qū)嵤┳芳拥膶徲?jì)程序提供了基礎(chǔ)。

(四)形成審計(jì)工作底稿

訪談人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則第1131號(hào)-審計(jì)工作底稿》等相關(guān)審計(jì)準(zhǔn)則及其應(yīng)用指南的要求將訪談?dòng)涗浐瞳@取的重要資料形成完整的審計(jì)工作底稿。

五、非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)下訪談的特殊考慮

2020年全球蔓延的新冠肺炎疫情對(duì)審計(jì)工作產(chǎn)生了重大的影響，包括訪談在內(nèi)的部分審計(jì)程序可能需要采用非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)方式完成。

在非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)中的訪談可以采用電話、即時(shí)通訊工具(如微信)、電子郵件、傳真等方式，但需核實(shí)被訪談對(duì)象的真實(shí)性(如核對(duì)身份證信息)，且最終應(yīng)當(dāng)獲取被訪談單位及相關(guān)人員簽字并加蓋公章的聲明、溝通函等紙質(zhì)書(shū)面文檔(通過(guò)快遞獲取原件)作為審計(jì)證據(jù)形成工作底稿。除作為結(jié)論的支持性證據(jù)外，訪談過(guò)程(包括錄音、錄屏等)應(yīng)當(dāng)保留至獲取紙質(zhì)書(shū)面文檔時(shí)。電子文件(包括錄音、錄屏等)如作為審計(jì)結(jié)論的支持性證據(jù)應(yīng)保存于事務(wù)所指定位置，并在底稿中進(jìn)行記錄。

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