閩財(cái)購〔2005〕27號(hào) 關(guān)于印發(fā)《福建省政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》的通知

關(guān)于印發(fā)《福建省政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》的通知







閩財(cái)購〔2005〕27號(hào)

各設(shè)區(qū)市財(cái)政局、監(jiān)察局、省政府采購中心、省級(jí)各政府采購代理機(jī)構(gòu)：

為加強(qiáng)政府采購項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定了《福建省政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。




 

福建省財(cái)政廳

二○○五年七月一日




 

福建省政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法

第一條　為加強(qiáng)政府采購項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

第二條　本辦法適用福建省政府采購項(xiàng)目檔案管理。

第三條　政府采購項(xiàng)目檔案是反映政府采購活動(dòng)的重要記錄。采購人和采購代理機(jī)構(gòu)在組織實(shí)施政府采購項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購項(xiàng)目檔案管理，以保證檔案資料的真實(shí)、完整與安全。

第四條　采購人和采購代理機(jī)構(gòu)要依法做好政府采購項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購項(xiàng)目檔案存放有序、查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失。

第五條　政府采購項(xiàng)目檔案是指采購人和采購代理機(jī)構(gòu)在政府采購活動(dòng)過程中直接形成的文字、圖紙、圖表、音像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄。

政府采購項(xiàng)目檔案具體包括：

（一）項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料。

1.采購項(xiàng)目計(jì)劃書；

2.采購項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)書（含采購方式批復(fù)書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標(biāo)文件論證資料；

5.招標(biāo)文件確認(rèn)函；

（二）項(xiàng)目的招標(biāo)（詢價(jià)、談判等）文件材料。

1.已發(fā)出采購文件（包括招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判、單一來源采購的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標(biāo)公告等）、邀請(qǐng)招標(biāo)函、詢價(jià)函或者談判邀請(qǐng)函；

4.購買招標(biāo)（詢價(jià)等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告；

6.邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商邀請(qǐng)過程記錄；

7.詢價(jià)及競爭性談判的邀請(qǐng)對(duì)象確定理由等材料；

8.答疑會(huì)議記錄和紀(jì)要；

9.現(xiàn)場踏勘記錄；

10.繳交投標(biāo)保證金情況表；

（三）項(xiàng)目的開標(biāo)文件材料。

1.收取投標(biāo)文件的登記記錄；

2.參加開標(biāo)會(huì)議的供應(yīng)商簽到名單（或開標(biāo)情況確認(rèn)表）；

3.開標(biāo)會(huì)議議程（含主持人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人名單）；

4.開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、過程的有關(guān)記錄；

5.評(píng)審專家形成過程和名單；

6.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄；

（四）項(xiàng)目的投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件材料。

1.投標(biāo)文件的正本（包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄；

（五）項(xiàng)目的評(píng)審文件材料。

1.項(xiàng)目評(píng)標(biāo)小組（詢價(jià)小組、談判小組）組成人員、監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表；

2.評(píng)審過程記錄及打分表；

3.評(píng)審報(bào)告及附件；

4.項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見；

5.評(píng)審紀(jì)律材料；

6.現(xiàn)場監(jiān)控錄音、錄像材料；

（六）項(xiàng)目的中標(biāo)文件材料。

1.確定采購供應(yīng)商的文件材料（含采購人對(duì)采購結(jié)果的確定文件、采購結(jié)果通知書等）；

2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書、代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等材料）；

（七）項(xiàng)目采購階段的文件資料。

1.政府采購項(xiàng)目合同（包括合同的訂立、補(bǔ)充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料；

3.資金支付文件及證明；

（八）其他文件材料。

1.項(xiàng)目工作總結(jié)；

2.項(xiàng)目效益評(píng)估書；

3.其他與采購項(xiàng)目、采購過程及采購項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件材料。

第六條　采購人和采購代理機(jī)構(gòu)在政府采購項(xiàng)目合同簽訂、交付驗(yàn)收完成后，按照歸檔內(nèi)容要求和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、歸檔。采購人和采購代理機(jī)構(gòu)在開展采購項(xiàng)目時(shí)作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍。

采購人政府采購項(xiàng)目檔案應(yīng)由其內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)或人員統(tǒng)一管理；采購代理機(jī)構(gòu)采購項(xiàng)目檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。

除政府采購監(jiān)管部門和其他對(duì)政府采購活動(dòng)依法行使監(jiān)督檢查職能的部門因監(jiān)督檢查需要可以查閱或復(fù)制政府采購項(xiàng)目檔案外，政府采購項(xiàng)目檔案原則上不得查閱、復(fù)制和借出。特殊情況確需查閱或復(fù)制政府采購項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制政府采購項(xiàng)目檔案資料人員，嚴(yán)禁在檔案資料上涂畫、拆封和抽換。

采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全政府采購項(xiàng)目檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第七條　政府采購項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號(hào)順序進(jìn)行組卷。

卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件材料及其他資料。

第八條　政府采購項(xiàng)目檔案的保存期限為從采購結(jié)束之日起保存十五年。

第九條　保管期滿的政府采購項(xiàng)目檔案，可按檔案管理的有關(guān)規(guī)定銷毀。

第十條　采購代理機(jī)構(gòu)采購項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，方可生效。

第十一條　采購代理機(jī)構(gòu)因解散或被終止政府采購業(yè)務(wù)代理資格的，應(yīng)將政府采購項(xiàng)目檔案移交給該項(xiàng)目采購單位的同級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門，并按規(guī)定辦理雙方交接手續(xù)。

移交項(xiàng)目檔案手續(xù)必須在3個(gè)月內(nèi)完成。

移交政府采購項(xiàng)目檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。

交接雙方按照檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在檔案移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)作永久保管。

第十二條　采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購監(jiān)督管理部門對(duì)其政府采購項(xiàng)目檔案的檢查。

第十三條　部門集中采購、分散采購的項(xiàng)目檔案管理，可參照本辦法執(zhí)行。

第十四條　各設(shè)區(qū)市財(cái)政局可根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，制定具體辦法。

第十五條　本辦法自2005年9月1日起執(zhí)行。

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