魯人社規(guī)〔2019〕2號《山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）》全文

山東省人力資源和社會保障廳關(guān)于印發(fā)山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）的通知






魯人社規(guī)〔2019〕2號

各市人力資源社會保障局，省廳各處室、直屬單位：

現(xiàn)將《山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。




 

山東省人力資源和社會保障廳

2019年1月17日

山東省人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）

第一章  總  則

第一條  為規(guī)范電子檔案管理，明確電子檔案效力，為網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)提供支撐，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于人力資源社會保障部門、申請人（含公民、法人、其他組織）在業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理（涉密檔案除外）。

第三條  電子文件是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

第四條  人力資源社會保障部門按照規(guī)范形成的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

第五條  人力資源社會保障部門辦理公民、法人和其他組織的申請事項時，可以通過電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認的證明文件，不再另行要求申請人提供內(nèi)容相同的證明文件。

第六條  通過電子檔案管理系統(tǒng)提取、確認的證明文件，視為符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。

第七條  電子文件歸檔和電子檔案管理工作分工如下:

（一）各級人力資源社會保障部門辦公室負責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求;負責(zé)電子檔案的保密管理，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好電子文件歸檔等工作；負責(zé)電子檔案歸檔和管理工作的督導(dǎo)檢查。

（二）各級人力資源社會保障部門業(yè)務(wù)處（科）室負責(zé)電子文件的收集、整理、著錄、移交歸檔等工作，在同級人力資源社會保障部門辦公室指導(dǎo)下做好電子檔案編目、管理等工作。

（三）各級人力資源社會保障部門信息化工作機構(gòu)負責(zé)依據(jù)標準設(shè)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，負責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)，為電子檔案管理提供信息化支持。

第八條  電子文件歸檔與電子檔案實行全程、集中管理,執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對全過程實行監(jiān)控，確保電子檔案的真實性、準確性、完整性與可用性。
 

第二章 電子文件的收集與整理

第九條  電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集，應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理過程中完成。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)全面、完整地收集電子文件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時的內(nèi)容信息保持一致。

電子文件元數(shù)據(jù)是指描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。

第十條  電子文件應(yīng)當(dāng)按照以下要求進行整理：

（一）在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成分類、排序、命名、期限、存儲等整理活動。

（二）一般以“件”為管理單位整理電子文件，特殊情況下，也可根據(jù)實際以“卷”為管理單位進行整理。

（三）電子文件的排序、分類等執(zhí)行紙質(zhì)文件歸檔整理有關(guān)政策規(guī)定。

（四）歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年或定期10年等，與對應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件檔案保管期限一致。

第十一條  電子文件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)則命名，命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：

（一）采用完整、準確的電子文件題名命名。

（二）應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件名稱一致。
 

第三章 電子文件歸檔范圍

第十二條  電子文件歸檔范圍：

（一）反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)。

（二）文書類電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

（三）照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821，科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 1822-2008。

（四）各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三條  文書類電子文件中應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)按照DA/T 46-2009等標準執(zhí)行，至少包括：

（一）題名、文件編號、責(zé)任者、日期、機構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數(shù)據(jù)；

（二）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務(wù)行為、行為事件和機構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，記錄內(nèi)容包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。
 

第四章 電子文件歸檔程序

第十四條  業(yè)務(wù)處（科）室在歸檔過程中完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、填寫電子文件歸檔登記表等歸檔工作。

第十五條  業(yè)務(wù)處（科）室根據(jù)同級人力資源社會保障部門辦公室要求清點、核實電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等內(nèi)容。

第十六條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行鑒定。

第十七條  業(yè)務(wù)處（科）室將清點、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫，自動采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過計算機文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理電子文件及元數(shù)據(jù)過程中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

第十八條  各級人力資源社會保障部門辦公室在業(yè)務(wù)處（科）室配合下依據(jù)清單、鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫電子文件歸檔登記表，完成電子文件的歸檔。
 

第五章 電子文件歸檔時間與歸檔方式

第十九條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)及時將電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔，按月、季或半年確定業(yè)務(wù)檔案歸檔周期，最長不超過半年。

第二十條  電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔應(yīng)當(dāng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成。

第二十一條  應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明。
 

第六章 電子檔案的編目

第二十二條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)當(dāng)對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行同步整理、審核編制檔號等編目活動。

第二十三條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)當(dāng)采用文件級檔號或唯一標識符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時更新相應(yīng)的計算機文件名元數(shù)據(jù)。

第二十四條  業(yè)務(wù)處（科）室應(yīng)當(dāng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，并分類、有序地存儲電子檔案及其組件。

第二十五條  應(yīng)對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結(jié)果進行審核和確認，對不合理或不準確的應(yīng)進行修正。

第二十六條  應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上，對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序,并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級檔號。
 

第七章 電子檔案的利用

第二十七條  電子檔案的提供利用應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

第二十八條   根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求，在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限，為相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置電子檔案管理員。

第二十九條  利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

第三十條  電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

第三十一條  對電子檔案采用在線方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴格的管理措施。
 

第八章 電子檔案的存儲與備份

第三十二條  應(yīng)當(dāng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備。

第三十三條  電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

第三十四條  在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。

第三十五條  結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實際，在確保電子檔案真實、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。
 

第九章 電子檔案的移交與銷毀

第三十六條  到期電子檔案移交前，應(yīng)進行解密審查。電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協(xié)商相關(guān)職能部門。解密審查意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準后方可實施。

第三十七條   保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級人力資源社會保障部門辦公室移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和辦公室的要求執(zhí)行。

第三十八條   紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門類傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T 31、ISO/TR 13028-2010以及辦公室的要求執(zhí)行。

第三十九條   辦公室應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀意見，必要時可與相關(guān)職能部門協(xié)商。銷毀鑒定意見經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核批準后實施。電子檔案的銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

第四十條   應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄鑒定、銷毀活動,將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

第四十一條   應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)，應(yīng)對其實施破壞性銷毀。實施銷毀前，應(yīng)對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

第四十二條   應(yīng)填寫電子檔案銷毀登記表并歸檔保存。
 

第十章  附  則

第四十三條  本辦法由山東省人力資源和社會保障廳負責(zé)解釋。

第四十四條  本辦法自2019年3月1日起施行，有效期至2021年2月28日。

本文鏈接：http://www.dyerandpostasalon.com/policy/60013.html

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