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水利部國家檔案局關(guān)于印發(fā)水利檔案工作規(guī)定的通知
水辦〔2020〕195號
水利部直屬各單位，各省、自治區(qū)、直轄市水利（水務(wù)）廳（局）、檔案局，各計劃單列市水利（水務(wù)）局、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)水利局、檔案局：
現(xiàn)將《水利檔案工作規(guī)定》印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹落實(shí)。
水利部
國家檔案局
2020年9月11日
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)水利檔案工作，推進(jìn)水利檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富水利檔案資源，充分發(fā)揮檔案在貫徹落實(shí)水利改革發(fā)展總基調(diào)中的作用，推進(jìn)水利治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合水利檔案工作實(shí)際，制定本規(guī)定。
第二條 水利檔案是指水利系統(tǒng)各單位在從事水利工作及相關(guān)活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。
第三條 水利部機(jī)關(guān)、直屬單位和地方水利部門（以下統(tǒng)稱各單位）應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案宣傳教育，依法開展水利檔案工作。
第四條 各單位應(yīng)將水利檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃、工作計劃和考核體系，檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)列入單位年度預(yù)算，為檔案的保管保護(hù)、規(guī)范管理和開發(fā)利用提供保障。
第五條 水利檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于利用和開發(fā)。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)、職責(zé)和人員
第六條 水利部依法制定水利檔案工作發(fā)展規(guī)劃和制度、標(biāo)準(zhǔn)，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)水利系統(tǒng)檔案工作。水利部辦公廳負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)工作，履行水利部機(jī)關(guān)檔案管理職能。
第七條 各單位應(yīng)當(dāng)確定檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下統(tǒng)稱檔案管理部門），負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第八條 流域管理機(jī)構(gòu)檔案館負(fù)責(zé)本流域管理機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)以及所屬單位應(yīng)進(jìn)館檔案的接收、管理和提供利用等工作，業(yè)務(wù)上接受流域管理機(jī)構(gòu)檔案管理部門指導(dǎo)。
第九條 各單位檔案管理部門的基本任務(wù)是：
（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作制度；
（二）監(jiān)督、指導(dǎo)本單位各種文件材料的形成、整理、歸檔以及所屬單位的檔案工作；
（三）集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案并提供利用，按照有關(guān)規(guī)定定期移交檔案；
（四）負(fù)責(zé)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)，并按規(guī)定組織開展檔案驗(yàn)收；
（五）負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，統(tǒng)籌推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；
（六）組織檔案業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)，開展檔案工作宣傳、教育活動等。
第十條 各單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，承擔(dān)本單位檔案業(yè)務(wù)工作；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)指定人員承擔(dān)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。
第十一條 檔案工作人員應(yīng)為正式在編人員，且政治可靠、忠于職守、遵紀(jì)守法，具備檔案管理、信息管理等相應(yīng)的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱。
第十二條 檔案工作人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章 檔案基礎(chǔ)設(shè)施
第十三條 各單位應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案數(shù)字化用房、展覽用房、服務(wù)器機(jī)房等，各類用房面積應(yīng)滿足業(yè)務(wù)開展和發(fā)展的需要，宜集中布置、自成一區(qū)。
第十四條 各單位檔案保管條件應(yīng)符合國家規(guī)范要求。檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備密閉五節(jié)柜、密集架、防磁柜等檔案裝具，配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控等設(shè)備，安裝全封閉防火防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施；應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)，并根據(jù)檔案載體選擇潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。
第十五條 各單位應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)和配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。檔案整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)安裝視頻監(jiān)控設(shè)備。
第四章 檔案收集、整理和歸檔
第十六條 水利檔案包括：
（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計檔案；
（二）履行水利行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；
（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；
（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；
（五）印章、題詞、獎牌、獎杯、獎?wù)隆⒆C書、錦旗、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；
（六）其他檔案。前款（一）（二）（三）項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。
第十七條 各單位應(yīng)當(dāng)按照國家對各門類檔案收集范圍的相關(guān)規(guī)定，編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。水利部機(jī)關(guān)、地方水行政主管部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)同級檔案主管部門審查同意后施行；水利部直屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)水利部審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌。
第十八條 各單位文書或業(yè)務(wù)部門按照歸檔范圍及時收集應(yīng)歸檔的文件材料，歸檔文件材料應(yīng)為原件，應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組件齊全、內(nèi)容完整。
第十九條 檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。各門類檔案的整理方法按照有關(guān)規(guī)范執(zhí)行。
第二十條 各單位檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年６月底前向本單位檔案管理部門歸檔，集中管理；歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續(xù)。流域管理機(jī)構(gòu)建立檔案館的，流域管理機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照要求向檔案館歸檔、移交，所屬單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定定期向檔案館移交檔案。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料拒絕歸檔或據(jù)為己有。
第二十一條 涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。
第二十二條 各單位應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向同級綜合檔案館移交檔案，并做好移交檔案的密級變更或解除工作，提出劃控與開放意見。涉及機(jī)關(guān)發(fā)生機(jī)構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形的，檔案移交按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
第五章 檔案保管、鑒定和利用
第二十三條 各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管，定期清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案保管狀況，做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。
第二十四條 各單位應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備必要的勞動保護(hù)用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第二十五條 各單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害。
第二十六條 各單位應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置，并形成鑒定工作報告。檔案的鑒定、銷毀必須按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)禁擅自處置檔案。檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。
第二十七條 各單位應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記等方式，深度挖掘檔案信息資源，發(fā)揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。
第二十八條 各單位應(yīng)當(dāng)建立完善檔案統(tǒng)計工作機(jī)制，對所保管的檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況等定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。
第六章 檔案信息化建設(shè)
第二十九條 各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入本單位電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與單位信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享利用，并采取措施保障檔案信息安全。
第三十條 各單位可按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，不斷提升檔案信息化水平。
第三十一條 各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，建立管理制度，配備軟硬件設(shè)施，完善電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長期保存和檔案館進(jìn)館要求。
第三十二條 各單位應(yīng)積極推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求，與單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。
第三十三條 電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，應(yīng)當(dāng)采用多種方式備份，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄，確保檔案信息安全。流域管理機(jī)構(gòu)檔案館可以對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第三十四條 各單位應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。對已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件應(yīng)妥善保管。
第三十五條 涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
第三十六條 各單位通過政府購買服務(wù)方式實(shí)現(xiàn)檔案整理、數(shù)字化等輔助性工作的，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范化管理，并按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七章 監(jiān)督檢查
第三十七條 各單位下列檔案管理情況，依法接受檔案主管部門的監(jiān)督檢查，并接受上級主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況；
（二）檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用和維護(hù)情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。
第三十八條 各單位對檔案檢查發(fā)現(xiàn)存在的問題，應(yīng)當(dāng)及時整改；對檢查發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患，應(yīng)當(dāng)及時采取補(bǔ)救措施予以消除。
第三十九條 任何單位和個人對檔案違法行為，有權(quán)向檔案主管部門和有關(guān)機(jī)關(guān)舉報。
第八章 獎勵與處罰
第四十條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案主管部門聯(lián)合水行政主管部門，或由本單位依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予表彰獎勵。
（一）檔案的收集、整理、移交做出顯著成績的；
（二）檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；
（三）檔案利用、開發(fā)取得突出效果的；
（四）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的；
（五）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。
第四十一條 對違反檔案法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定的單位或個人，由縣級以上檔案主管部門或上級主管部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對相關(guān)責(zé)任人員依法給予處分；涉嫌構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
第九章 附 則
第四十二條 人事檔案、會計檔案管理分別按照《干部人事檔案工作條例》《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。
第四十三條 本規(guī)定由水利部和國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第四十四條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行，原《水利檔案工作規(guī)定》（水辦〔2003〕105號）同時廢止。
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