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《民政部國家檔案局關于印發(fā)〈兒童福利機構業(yè)務檔案管理辦法〉的通知》
民發(fā)〔2019〕130號
各省、自治區(qū)、直轄市民政廳（局）、檔案局，各計劃單列市民政局、檔案局，新疆生產建設兵團民政局、檔案局：
為規(guī)范兒童福利機構業(yè)務檔案管理工作，更好地保護兒童福利機構所收留撫養(yǎng)兒童的合法權益，民政部會同國家檔案局制定了《兒童福利機構業(yè)務檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
附件：兒童福利機構業(yè)務檔案式樣表
民政部
國家檔案局
2019年12月27日
兒童福利機構業(yè)務檔案管理辦法
第一條 為規(guī)范兒童福利機構業(yè)務檔案管理，維護兒童合法權益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《兒童福利機構管理辦法》等有關規(guī)定，結合兒童福利機構收留撫養(yǎng)兒童工作實際，制定本辦法。
第二條 兒童福利機構業(yè)務檔案（以下簡稱“業(yè)務檔案”）是民政專業(yè)檔案，具體是指兒童福利機構在收留撫養(yǎng)兒童工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。
業(yè)務檔案是保障兒童福利機構收留撫養(yǎng)的兒童合法權益的重要依據(jù)，應當嚴格管理。任何組織和個人不得將應當歸檔的業(yè)務文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第三條 兒童福利機構具體負責業(yè)務檔案工作，并接受民政部門和檔案行政管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督。
第四條 兒童福利機構應當建立并完善業(yè)務檔案工作制度，對業(yè)務檔案實行集中統(tǒng)一管理，設置專門的檔案管理科室或者指定專門人員負責業(yè)務檔案工作。兒童福利機構業(yè)務經辦人負責文件材料的收集整理。
第五條 兒童福利機構應當設置檔案工作用房，配置必要設施設備，并安排檔案工作人員參加必要的培訓。
第六條 兒童福利機構應當遵循一人一檔、動態(tài)管理、利用便捷的要求，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用。
第七條 兒童進入機構、在機構、離開機構三個階段形成的有保存價值的文件材料應當歸檔。
第八條 兒童進入機構時，兒童福利機構應當根據(jù)情況歸檔下列材料：
（一）門診病歷或者住院病歷；
（二）體格檢查表；
（三）出院記錄；
（四）兒童基本信息表（包含姓名、性別、進入機構時間、照片、健康狀況等）。
第九條 屬于由民政部門擔任監(jiān)護人的兒童，兒童福利機構按照《兒童福利機構管理辦法》第十條至第十四條規(guī)定歸檔相關材料。
屬于其他需要集中供養(yǎng)的兒童，兒童福利機構應當歸檔兒童戶籍所在地縣級民政部門與兒童監(jiān)護人簽訂的集中供養(yǎng)協(xié)議書復印件。由設區(qū)的市級以上民政部門設立的兒童福利機構代為撫養(yǎng)的，還應當歸檔與兒童戶籍所在地縣級民政部門簽訂的代為養(yǎng)育兒童的委托協(xié)議。
屬于未成年人救助保護機構委托、由民政部門承擔臨時監(jiān)護責任的兒童，兒童福利機構應當歸檔與未成年人救助保護機構簽訂的代為養(yǎng)育兒童的委托協(xié)議。
第十條 兒童在機構生活期間，兒童福利機構應當根據(jù)情況歸檔下列材料：
（一）戶口本（復印件）；
（二）殘疾證（復印件）；
（三）中華人民共和國社會保障卡（復印件）；
（四）健康檔案（含現(xiàn)病史、既往病史、體檢報告表等）；
（五）預防接種記錄；
（六）手術治療相關材料（包括入院手續(xù)、出院記錄、主要的輔助檢查記錄等）；
（七）康復治療相關材料（包括康復計劃方案、康復評估報告、康復階段性記錄、轉科記錄單、康復醫(yī)師或者專業(yè)機構出具的矯形器具及康復輔助器具的適配評估報告等）；
（八）受教育相關材料（包括受教育基本信息表、教育評估報告、教學階段性記錄、個案服務面談記錄、獲獎證明、年度學習成績單、錄取通知書等）；
（九）家庭寄養(yǎng)相關材料（包括寄養(yǎng)家庭基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請表、寄養(yǎng)家庭評估報告、家庭寄養(yǎng)協(xié)議、護理醫(yī)療康復記錄或者相關治療記錄、兒童福利機構探訪記錄、年度家庭寄養(yǎng)工作評價、解除寄養(yǎng)申請、解除寄養(yǎng)通知書等）；
（十）社會工作服務相關材料（包括兒童需求預估記錄表、綜合評估表、社會工作服務計劃書、跟進服務記錄表、結案評估等）；
（十一） 其他應當歸檔的文件材料。
第十一條 兒童離開機構的，兒童福利機構應當按照《兒童福利機構管理辦法》第二十八條至第三十條規(guī)定歸檔相關材料。
兒童死亡的，應當保存負責救治或者調查的醫(yī)療衛(wèi)生機構簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學證明（推斷）書》或者由公安司法部門出具的死亡證明、戶口注銷相關材料、兒童福利機構向所屬民政部門及其他相關民政部門提交的情況報告等。遺體火化的，應當同時保存火化證明、注明安放（葬）位置和時間的骨灰安放（葬）合同；遺體土葬的，應當同時保存與公墓簽訂的注明安葬位置和時間的遺體安葬合同；按照當?shù)孛褡辶晳T采取其他方式安葬的，應當同時保存相關安葬材料，材料應當注明安葬方式、位置、時間、見證人等基本信息。
第十二條 兒童福利機構應當保存工作中形成的特殊載體材料：
（一）實物材料，包括兒童進入機構時隨身攜帶能夠標識其身份的物品等；
（二）音像材料，包括兒童的重要活動的照片、音視頻等。
第十三條 兒童進入機構以及在機構生活期間形成的材料，兒童福利機構應當在5個工作日內整理歸檔。兒童離開機構形成的材料，應當在20個工作日內完成歸檔。
第十四條 業(yè)務檔案應當區(qū)分紙質載體和特殊載體材料分類進行收集、整理和歸檔。實物材料應當“一物一件、按件整理”。音像材料應當按照國家有關規(guī)定進行整理和歸檔。
第十五條 歸檔的文件材料應當真實完整、圖文清晰。
實物、音像等特殊載體材料，應當與相對應的紙質文件材料一并歸檔。
歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表、目錄等項目，填寫時使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫或者直接打印，檔案相關目錄應當打印，備考表和檔案相關目錄一律使用A4規(guī)格紙張。
第十六條 業(yè)務檔案按照兒童類別分類整理，根據(jù)兒童的性質將業(yè)務檔案分成五類，分別用A、B、C、D、E作為類別代碼：
A:無法查明父母或者其他監(jiān)護人的兒童;
B:父母死亡或者宣告失蹤且沒有其他依法具有監(jiān)護資格的人的兒童;
C:父母沒有監(jiān)護能力且沒有其他依法具有監(jiān)護資格的人的兒童;
D:人民法院指定由民政部門擔任監(jiān)護人的兒童;
E:其他兒童。
第十七條 業(yè)務檔案的整理歸檔應當遵循下列原則與方法：
（一）業(yè)務文件材料以兒童為單位歸檔；
（二）每個兒童的文件材料組成一卷，并編制檔號。檔號結構按照“全宗號-檔案門類代碼-類別-姓名（身份證號）-卷號”的規(guī)則編制，并符合下列要求：
1.全宗號：為國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;
2.檔案門類代碼：統(tǒng)一標注為“ZY·ET”（為“專業(yè)·兒童”的首字母）；
3.類別：用五個不同的大寫字母A、B、C、D、E表示;
4.卷號：按照類別以兒童進入機構時間先后，用阿拉伯數(shù)字順序編列，每個兒童一個卷號，不重復；
（三）根據(jù)兒童的個體差異，確定每卷歸檔文件材料的具體范圍，并按照本辦法第八、九、十、十一條確定的順序排列卷內文件。每個兒童的卷內文件材料按流水順序號編排件號和頁號；
（四）在卷內文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，并填寫有關內容；
（五）每卷文件材料按照排列順序裝入檔案盒，并編制盒內文件目錄、盒內備考表，填寫檔案盒封面、盒脊的項目；
（六）按照類別編制業(yè)務檔案案卷目錄，加封面后裝訂成冊，一式三份，填寫業(yè)務檔案案卷目錄封面項目。
第十八條 業(yè)務檔案保管期限為永久。
第十九條 業(yè)務檔案管理場所應當符合國家有關標準，具備防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防磁、防有害生物、防有害氣體等保管條件，確保檔案安全。
第二十條 檔案工作人員應當按照有關規(guī)定對兒童福利機構業(yè)務檔案接收、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。
第二十一條 兒童福利機構應當依法依規(guī)提供檔案利用服務，確保檔案安全有效地利用。
對業(yè)務檔案的利用應當遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：
（一）業(yè)務檔案形成、移交單位以及上級業(yè)務主管單位因工作需要，可以利用業(yè)務檔案；
（二）兒童成年后持身份證件，可以利用本人的檔案；兒童監(jiān)護人持身份證件、戶口簿、收養(yǎng)登記證或者能夠反映監(jiān)護關系的證明材料，可以利用被監(jiān)護兒童的檔案；
（三）人民檢察院、人民法院、公安部門、安全部門和紀檢監(jiān)察部門因辦案需要，持單位介紹信可以利用案件相關的業(yè)務檔案；
（四）律師憑律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務所證明，持受理案件法院出具的案件受理通知書或者開庭傳票，可以利用與承辦法律事務有關的業(yè)務檔案；
（五）其他單位和個人確因工作需要申請查閱業(yè)務檔案的，業(yè)務檔案保管部門確認其使用目的合理的情況下，經主管領導審核，可以查閱。
第二十二條 經兒童福利機構同意，利用業(yè)務檔案的單位和個人應當當場查閱、摘抄、復?。◤椭疲I(yè)務檔案。嚴禁對業(yè)務檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。
利用業(yè)務檔案的單位和個人，不得擅自公開業(yè)務檔案內容損害兒童的合法權益。
第二十三條 兒童福利機構應當對歸還的業(yè)務檔案進行清點核對，對檔案摘抄件或者復?。◤椭疲┘由w標有“業(yè)務檔案摘抄件”或者“業(yè)務檔案復?。◤椭疲┘?rdquo;的印章。
第二十四條 兒童轉入其他兒童福利機構時，業(yè)務檔案一并移交，原兒童福利機構留存副本。
第二十五條 兒童福利機構應當在兒童離開機構后，將業(yè)務檔案按照有關規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。
第二十六條 兒童福利機構應當加強業(yè)務檔案信息化工作。按照國家檔案信息化要求，開展傳統(tǒng)載體業(yè)務檔案數(shù)字化工作，配備必要的檔案管理軟件。對于直接形成的電子文件應當按照國家有關規(guī)定歸檔。
有條件的兒童福利機構應當建立電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫。
第二十七條 對在業(yè)務檔案管理工作中做出突出貢獻的檔案工作人員和其他組織、個人，按照國家有關規(guī)定給予表彰和獎勵。
第二十八條 違反國家檔案管理規(guī)定，造成業(yè)務檔案失真、損毀、丟失或者個人隱私泄露等的，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等追究相關人員責任。
第二十九條 各省、自治區(qū)、直轄市和新疆生產建設兵團民政部門商同級檔案行政管理部門，可以按照本規(guī)定并結合本地實際制定實施細則。
第三十條 本辦法由民政部、國家檔案局負責解釋。
第三十一條 本辦法自2020年1月1日起施行。
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