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《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》
檔發(fā)〔2012〕7號
各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案局、館，中央和國家機關(guān)各部委檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學檔案學院：
《電子檔案移交與接收辦法》已經(jīng)國家電子文件管理部際聯(lián)席會議第二次會議和國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合本地區(qū)、本部門的實際情況遵照執(zhí)行。
國家檔案局
2012年8月29日
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進檔案信息資源開發(fā)利用，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。
第三條 移交與接收的電子檔案應(yīng)當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當符合國家有關(guān)保密安全的要求。
第四條 各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監(jiān)督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當切實履行電子檔案移交和接收職責。
第二章 電子檔案移交
第五條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當向同級國家綜合檔案館移交。
第六條 檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規(guī)定。
第七條 電子檔案移交的基本要求：
（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；
（二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；
（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當與其讀取平臺一起移交；
（五）檔案移交單位應(yīng)當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。
第八條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行。
第十條 離線移交電子檔案應(yīng)當滿足下列基本要求：
（一）移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當符合歸檔要求；
（二）移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當單個裝盒；
（三）移交單位應(yīng)當按照有關(guān)要求進行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測；
（四） 存儲電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當分別標注反映其內(nèi)容的標簽（標簽的標注方法見附件1）；
（五）移交載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)見附件2。
第十一條 在線移交電子檔案的單位應(yīng)當通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)組合，單張光盤的數(shù)據(jù)量小于光盤的實際容量。
第十二條 檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當對電子檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可移交。
第三章 電子檔案接收
第十三條 國家綜合檔案館應(yīng)當建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。
第十四條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
第十五條 國家綜合檔案館應(yīng)當對接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可接收。
第十六條 電子檔案檢驗合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。
第十七條 國家綜合檔案館應(yīng)當將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等信息補充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。
第十八條 國家綜合檔案館應(yīng)當對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進行校驗。
第十九條 國家綜合檔案館應(yīng)當對接收的電子檔案載體保存5年以上。
第二十條 國家綜合檔案館對電子檔案載體應(yīng)當按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》進行管理。
第四章 附 則
第二十一條 本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執(zhí)行。
第二十二條 本辦法由國家檔案局負責解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
全文及附件下載：1-3
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