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高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍
（〔87〕教辦字016號(hào) 1987年4月23日 國(guó)家教育委員會(huì)、國(guó)家檔案局發(fā)布）
“六五”期間，全國(guó)高等學(xué)校的檔案工作在各級(jí)檔案部門(mén)和教育行政部門(mén)的指導(dǎo)下，取得了很大進(jìn)展。高等學(xué)校普遍加強(qiáng)了對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立了專門(mén)機(jī)構(gòu)，調(diào)配了人員，增加了庫(kù)房，添置了設(shè)備。由于領(lǐng)導(dǎo)重視和廣大檔案干部的努力，高等學(xué)校的檔案工作在學(xué)校體制改革、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行教學(xué)改革、評(píng)估教學(xué)質(zhì)量、開(kāi)展科學(xué)研究、評(píng)定職稱、落實(shí)政策和編史修志等方面，發(fā)揮了應(yīng)有的作用，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，并在社會(huì)上產(chǎn)生了較大的影響。
但是，高等學(xué)校的檔案工作發(fā)展很不平衡，還有一些亟待解決的問(wèn)題。如：少數(shù)院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠；管理體制不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求；檔案材料收集不齊全，檔案集中統(tǒng)一管理的原則尚未很好貫徹執(zhí)行；人員配備不足，干部隊(duì)伍不夠穩(wěn)定；經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備都不同程度地存在一些困難等。這些問(wèn)題已經(jīng)影響到學(xué)校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。
為了進(jìn)一步貫徹中共中央、國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)《關(guān)于調(diào)整我國(guó)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請(qǐng)示》的通知（中委〔1985〕29號(hào)）精神，落實(shí)全國(guó)檔案事業(yè)“七五”發(fā)展規(guī)劃，使高等學(xué)校檔案工作更好地為教育體制改革，為教學(xué)、科研和學(xué)校管理等各項(xiàng)工作及兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，特提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)。
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
要認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和國(guó)務(wù)院關(guān)于檔案工作的方針、政策和制度，深刻理解中央關(guān)于“檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)”的批示精神，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念，認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和作用，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣、工作量大，因此，高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定一名校院長(zhǎng)分管，并列入議事日程，及時(shí)研究和解決工作中的重大問(wèn)題。逐步改善工作條件，使檔案工作能與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系、所的崗位責(zé)任制，納入教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍，逐步做到“四同步”（即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作）。加強(qiáng)有關(guān)檔案工作的宣傳，使廣大教職工進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門(mén)做好工作。部、處、系、所亦應(yīng)有一名負(fù)責(zé)同志分管本單位的立卷、歸檔工作。
各省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門(mén)要和檔案局密切配合，加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)高等學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。近幾年來(lái)，許多省市通過(guò)協(xié)作組、檔案學(xué)會(huì)等形式，組織各院?；ネㄐ畔?，開(kāi)展評(píng)比檢查、業(yè)余培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)，收到很好的效果。今后，各地教育行政部門(mén)和檔案局應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，并幫助解決活動(dòng)中的困難和問(wèn)題，使這些活動(dòng)注重實(shí)效，不斷提高水平。
二、調(diào)整檔案工作管理體制
目前，除少數(shù)高等院校設(shè)立了綜合檔案室或檔案館外，多數(shù)院校文書(shū)檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于校長(zhǎng)辦公室或科研處）并存。這種在一個(gè)學(xué)校內(nèi)設(shè)兩個(gè)檔案室的體制，造成領(lǐng)導(dǎo)力量分散，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，不利于檔案的利用和現(xiàn)代化管理，也容易發(fā)生某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。因此，在教育體制改革的同時(shí)，高等學(xué)校的檔案管理體制有必要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
根據(jù)中委〔1985〕29號(hào)文件精神，多數(shù)高等學(xué)校應(yīng)積極創(chuàng)造條件，逐步建立綜合檔案室（一般為科級(jí)，隸屬于校長(zhǎng)辦公室），統(tǒng)一管理全校檔案工作。歷史悠久、規(guī)模大、檔案儲(chǔ)量多、工作基礎(chǔ)好的少數(shù)重點(diǎn)高等學(xué)校，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，可以成立檔案館（系、處級(jí)建制）。檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門(mén)，又是永久保存本校檔案、提供利用的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。
三、穩(wěn)定、充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，改善工作條件
要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的高校檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。高等學(xué)校綜合檔案室的人員編制，可根據(jù)學(xué)校性質(zhì)、規(guī)模，在學(xué)?？偩幹苾?nèi)，參考下列意見(jiàn)配備：?？茖W(xué)校1～3人，本科院校3～5人，重點(diǎn)院校5～8人；工作量特大的院校，經(jīng)主管部門(mén)同意，可以從實(shí)際出發(fā)配備。
專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書(shū)管理人員同等對(duì)待，要按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任（或任命）工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。
檔案部門(mén)的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門(mén)要對(duì)與本部門(mén)關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，在切塊經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門(mén)添置必要的設(shè)備，以便于開(kāi)展工作。
檔案館（室）的庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。
四、做好檔案材料的收集和歸檔工作
現(xiàn)在，不少高等學(xué)校還沒(méi)有完全實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)和科技文件材料形成部門(mén)立卷歸檔制度；許多科研項(xiàng)目的歸檔材料達(dá)不到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求；學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的技術(shù)文件不齊全，給使用和維修帶來(lái)很多困難；反映學(xué)校基本活動(dòng)的教學(xué)文件材料，多數(shù)未能收集歸檔，有些已經(jīng)散失；各種載體的檔案材料如照片、錄音帶、錄像帶、機(jī)讀材料等，多數(shù)院校還未有效地統(tǒng)一管理起來(lái)；反映學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的、在校外形成的大量文件材料收集更少；同時(shí)，學(xué)校簡(jiǎn)政放權(quán)后，立卷歸檔的分工范圍也起了變化。因此，學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)研究工作中遇到的困難和問(wèn)題，提出解決辦法，建立、健全必要的規(guī)章制度，把反映本校主要職能活動(dòng)的各種文件材料完整、系統(tǒng)地收集起來(lái)。學(xué)校各部、處應(yīng)支持檔案部門(mén)的工作，幫助他們疏通渠道，采取有效措施，使文書(shū)處理部門(mén)和科技文件材料形成部門(mén)的立卷歸檔工作真正做到制度化。
為了發(fā)揮檔案部門(mén)的監(jiān)督作用，今后在評(píng)定職稱、上報(bào)科研成果和驗(yàn)收基建工程時(shí)，應(yīng)有檔案部門(mén)提供的證明，否則不予辦理。對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人失職造成重要檔案材料損失的，要追究責(zé)任。
鑒于學(xué)校的基本任務(wù)是培養(yǎng)人才，在教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分，各院校應(yīng)特別重視，組織力量及時(shí)收集歸檔，以進(jìn)一步發(fā)揮它在教學(xué)管理和質(zhì)量評(píng)估等方面應(yīng)有的作用。原教育部印發(fā)的《高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)檔案工作辦法》和《高等學(xué)校文書(shū)檔案保管期限表》，曾分別對(duì)教學(xué)文件材料的歸檔范圍作了規(guī)定。為了便于工作，我們擬訂了《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（附后）作為對(duì)上述兩個(gè)文件的補(bǔ)充。由于情況比較復(fù)雜，目前暫不規(guī)定統(tǒng)一的管理辦法。
五、進(jìn)一步做好檔案的利用工作
加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的根本目的，是及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案材料，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。前幾年，一些高校由于基礎(chǔ)工作差，人員緊缺，管理水平低，檔案工作遠(yuǎn)不能滿足校內(nèi)和社會(huì)多方面的要求。學(xué)校檔案干部必須明確樹(shù)立全心全意為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想，逐步改變目前服務(wù)手段落后，服務(wù)方法簡(jiǎn)單的狀況。要認(rèn)真開(kāi)展編研工作和咨詢服務(wù)，主動(dòng)為利用者提供系統(tǒng)的檔案材料；基礎(chǔ)較好的檔案館（室），可按國(guó)家規(guī)定，有步驟地向社會(huì)開(kāi)放，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各校應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，逐步完善服務(wù)手段，逐步編制必要的檢索工具，健全檢索系統(tǒng)，提高利用工作的質(zhì)量。有條件的高等學(xué)校，在學(xué)校統(tǒng)籌安排下，可積極探索電子計(jì)算機(jī)、縮微貯存、檢索等現(xiàn)代化管理的方法和途徑，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。
1．上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件：教育改革、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)生分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定、辦法等。
2．綜合性教學(xué)文件材料：學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例，教學(xué)工作的各種統(tǒng)計(jì)表。
3．招生工作的材料：招生計(jì)劃、簡(jiǎn)章、專業(yè)介紹、新生名冊(cè)，代培計(jì)劃、合同，招生工作總結(jié)等。
4．學(xué)籍管理的材料：新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、成績(jī)卡，在校學(xué)生名冊(cè)，學(xué)生學(xué)籍變更（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）的材料。
5．學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。
6．教學(xué)計(jì)劃、方案和教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)。
7．教材方面的材料：自編、主編教材的正本，各系各專業(yè)教材使用目錄。
8．教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)方面的材料：教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)的計(jì)劃、大綱、總結(jié)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)講義、實(shí)習(xí)結(jié)果鑒定，有代表性的實(shí)習(xí)報(bào)告等。
9．課堂教學(xué)材料：課程安排表，課程進(jìn)度表，教師任課安排，典型講義、教案，各系各專業(yè)的考試題。
10．優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)及評(píng)審意見(jiàn)。
11．研究生及碩士、博士學(xué)位獲得者的名冊(cè)、學(xué)位論文及有關(guān)審批文件。
12．畢業(yè)生分配材料：畢業(yè)生分配計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、分配名單、畢業(yè)證書(shū)存根，供需見(jiàn)面的計(jì)劃、合同。
13．畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料：學(xué)校對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查表，使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的評(píng)審意見(jiàn)等。
14．師資培訓(xùn)的計(jì)劃、考核和總結(jié)，出國(guó)進(jìn)修等文件。
15．教研室的教學(xué)總結(jié)，教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教師教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)勵(lì)材料，教學(xué)情況調(diào)查表。
16．教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況。
17．夜大學(xué)、函授部和各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班形成的文件和材料。
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